Nieuws

MiFID-II in strijd met privacywetgeving?

MiFID-II schrijft voor dat de gesprekken die betrekking op het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders opgenomen moeten worden. Maar hoe voorkomt u overtreding van de Wet op Privacy?

Gesprekken dienen vijf jaar bewaard te worden en de beleggingsonderneming moet deze altijd beschikbaar hebben, aldus Tom Straver van CallSecured. Maar hoe zit het met gesprekken met potentiele klanten, collega’s of mogelijke partners, die niks met een cliëntorders te maken hebben?

"Deze gesprekken vallen onder privacywetgeving. Deze schrijft voor dat er grondslag dient te zijn voor het opnemen van gesprekken. Daarnaast mogen gesprekken niet langer worden opnemen dan nodig is. Doet u dit wel? Dan staan er hoge sancties tegenover, in 2018 onder de nieuwe GDPR, tot wel 4% van uw jaaromzet. U kunt dus niet zomaar alle gesprekken gaan opnemen, zonder dat u de privacywetgeving overtreedt."

De meest logische oplossing is om enkel de gesprekken op te nemen die vallen onder de wettelijke grondslag van MiFID-II, raadt Straver aan. "Dit zijn de gesprekken met cliënten die de beheerovereenkomst hebben ondertekend en alle banken en brokers waarmee er samen wordt gewerkt."

Telefoongesprekken terugvinden

Hiervoor dient er technologie gebruikt te worden die onderscheidt maakt tussen deze gesprekken. Zo zijn er systemen die het telefoonnummer van een inkomende beller communiceren met het klantenbestand. Komt het telefoonnummer overeen, dan wordt het gesprek automatisch opgenomen.

Hierdoor ligt de foutgevoeligheid niet meer bij de medewerker. Voor de gesprekken die wel worden opgenomen is een kennisgeving aan de cliënt vereist. Straver: "Een dergelijke kennisgeving van gespreksopname hoeft maar eenmaal te worden verstrekt, vóór het verlenen van beleggingsdiensten bij nieuwe en bestaande cliënten."

Deze kennisgeving is bijvoorbeeld te vermelden in de beheerovereenkomst. De gegevens moeten verder dusdanig worden opgeslagen dat deze goed toegankelijk zijn en beschikbaar voor cliënten op verzoek. "Onder toegankelijk wordt verstaan dat een beleggingsonderneming de opgenomen telefoongesprekken zelf makkelijk kan terugvinden om deze op verzoek aan toezichthouder of cliënt te verstrekken."

De Redactie van IEXProfs bestaat uit verschillende journalisten. De informatie in dit artikel is niet bedoeld als professioneel beleggingsadvies, of als aanbeveling tot het doen van bepaalde beleggingen. Het is mogelijk dat redactieleden posities hebben in een of meer van de genoemde fondsen. Klik hier voor een overzicht van hun beleggingen.

Lees meer

Beleggen in 2018